DEMATERIALISATION DES MARCHES PUBLICS

 

DEMATERIALISATION DES MARCHES PUBLICS

À compter du 1er octobre 2018, la dématérialisation des marchés publics, sera obligatoire : le GIP LABOCEA accompagne les entreprises de son territoire.

 

Cela signifie que toutes les étapes de la procédure seront dématérialisées :

  • la mise en ligne du dossier de consultation des entreprises (DCE) et de la publicité par les acheteurs publics
  • le retrait du DCE par les entreprises
  • le dépôt des offres par les entreprises
  • les échanges éventuels entre l’acheteur et les soumissionnaires lors de l’analyse des offres
  • la notification du marché
  • l’exécution du marché avec l’envoi des factures dématérialisées via le portail Chorus Pro

 

Il convient de procéder ainsi :

Inscription sur la salle des marchés

  • s’inscrire sur la plateforme Mégalis Bretagne https://www.megalisbretagne.org ;

   dans “Mon compte” en haut de la page d’accueil choisir “créer votre compte entreprise”

  • 4 onglets à compléter : SIRET – Entreprise – Établissement – Mon compte
  • vérifier la validité de l’adresse mail renseignée.

 

Le retrait du dossier de consultation des entreprises

Le retrait des dossiers de consultation se fait sur la salle régionale des marchés publics Mégalis Bretagne.

Il est recommandé de s’authentifier avec votre compte entreprise afin de recevoir des alertes en cas de modification du dossier de consultation en cours de publication.

 

Le dépôt des offres

Lors du dépôt d’une offre, la signature électronique n’est pas requise. Elle sera exigée uniquement du candidat retenu.

 

Qu’est-ce que la signature électronique ?

Une signature électronique est l’équivalent d’une signature manuscrite, elle a la même valeur. Elle se présente sous la forme d’un certificat, clé USB ou carte à puce.

 

Qui détient le certificat ?

Le certificat est attribué à une personne physique qui représente juridiquement l’entreprise et est habilitée à signer les marchés.

 

Quel type de certificat électronique, quel niveau de sécurité ?

Un certificat électronique du “RGS 2 étoiles” (référentiel général de sécurité) est requis pour signer les marchés publics.

Le niveau de sécurité (RGS 2 étoiles) exige une remise du certificat en face à face.

 

Où se le procurer ?

Plusieurs organismes proposent des certificats, vous trouverez sur ce lien leurs coordonnées :

http://www.lsti-certification.fr/index.php/fr/services/certificat-electronique

 

Prix et durée de validité du certificat ?

Un certificat d’une validité d’un an coûte environ 80 €.

 

Quel document signer ?

Seule la pièce financière est à signer, soit l’acte d’engagement.

 

Comment signer ?

  • soit avec un outil interne à l’entreprise de type “parapheur électronique”
  • soit en utilisant la plateforme Mégalis qui propose, gratuitement, un outil de signature – menu à gauche de l’écran – “outils de signature” – “signer un document”.

Conformément à l’arrêté du 12 avril 2018 relatif à la signature électronique dans la commande publique, les formats de signature sont XAdES, CAdES ou PAdES.

Recommandations

  • vérifier la capacité de la connexion internet haut débit
  • vérifier la configuration du poste de travail via Mégalis – menu à gauche de l’écran
  • “se préparer à répondre” – “tester la configuration de mon poste”

 

    • avant le premier dépôt d’une offre, possibilité de faire un test sur la plateforme Mégalis : menu à gauche de l’écran – “se préparer à répondre” – “consultation test”
    • attention à la taille des fichiers à envoyer : ne transmettre que les documents demandés dans les documents de la consultation
  • attention aux risques d’embouteillage sur le réseau Internet au moment où les plis doivent être envoyés : anticiper le dépôt

 

  • prévoir un temps suffisant pour déposer une offre dématérialisée, selon la puissance de la connexion Internet. À noter que c’est l’heure de réception de l’offre complète sur la plateforme qui fait foi, et non l’heure d’envoi par l’entreprise
  • les plis dont le téléchargement s’est achevé hors délai peuvent être “techniquement” acceptés par la plateforme mais l’acheteur est dans l’obligation de les rejeter
  • vérifier le niveau de sécurité de la signature : elle doit permettre de signer des marchés publics (RGS 2 étoiles)
  • vérifier la validité du certificat (durée pouvant aller de 1 à 3 ans), et penser le cas échéant à son renouvellement
  • tenir compte du délai pour se procurer un certificat de signature électronique (15 jours à 1 mois)
  • anticiper les périodes de vacances et prévoir les délégations de pouvoir en cas d’absence du détenteur du certificat.

Sur la page d’accueil de Mégalis vous trouverez des tutoriels et les coordonnées de l’assistance.

Fiche pratique à télécharger : LABOCEA-DEMATERIALISATION